Lavoro agile

Che cos’è

È una forma innovativa di organizzazione del lavoro per le imprese che ha lo scopo di incrementare la produttività agevolando una migliore conciliazione e armonizzazione tra tempi di vita e di lavoro delle persone. E’ un approccio innovativo all’organizzazione del lavoro che valorizza la flessibilità e l’autonomia degli spazi, degli orari, degli strumenti a fronte di una maggiore responsabilizzazione sui risultati e di un incremento della performance aziendale.

“Lavoro agile” significa ripensare il lavoro in un’ottica che metta in discussione i tradizionali vincoli legati a luogo e orario, lasciando alle persone maggiore autonomia nel definire le modalità di lavoro a fronte di una maggiore responsabilizzazione sui risultati.

Quali problemi può risolvere

Assenteismo, eccessivo ricorso nell’uso di permessi e giorni di malattia; abbassamento della produttività; spazi di lavoro sottoutilizzati.

Le condizioni del cambiamento

Il lavoro agile è un successo per l’azienda se la sua implementazione è allineata strategicamente alle priorità aziendali;  se con esso ci si  occupa contestualmente delle persone (lavoratori e capi), degli spazi e della tecnologia con focus sull’azienda, sui suoi valori e sulla sua produttività. È possibile implementarlo a patto che:

  • i capi siano disposti a far evolvere il proprio ruolo, abbandonando comportamenti di controllo  e acquisendo una maggiore attitudine a programmare, definire processi e indicatori, valutare in base ai risultati e non alla presenza fisica, comprendere e valorizzare i talenti;
  • i lavoratori esprimano buoni livelli di autonomia, proattività ed indipendenza nello svolgere il proprio lavoro;
  • l’azienda metta a disposizione la tecnologia (che è il fattore abilitante per utilizzare nuove modalità di sw e pertanto deve essere adattata alle reali esigenze di collaborazione e lavoro smart ) e sia disposta a ripensare gli spazi di lavoro.

Le fasi per l’attivazione della misura

Il lavoro agile è un’ evoluzione fisiologica di un cammino di flessibilità organizzativa partito con l’introduzione di un orario di lavoro all’interno dell’azienda più orientato alle esigenze delle persone. La premessa è che l’azienda abbia chiaro perché promuove il lavoro agile, quali sono gli obiettivi che con esso intende raggiungere e che li dichiari attraverso una comunicazione chiara e trasparente ai dipendenti. L’azienda decide di utilizzare il lavoro agile e dichiara la propria visione.

Detto questo, in termini generali, possono essere identificati i seguenti passi operativi:

  • Rilevazione fabbisogni lato azienda: assenze, rendimento, costi, analisi delle mansioni che non richiedono la presenza, al fine di mappare e descrivere lo stato attuale dei processi di lavoro.
  • Rilevazione dei bisogni lato lavoratori: somministrare questionari ai lavoratori (es. sul clima organizzativo), focus group per individuare le  priorità di intervento. 
  • Conoscenza dei lavoratori e dei capi: analizzare le caratteristiche dei lavoratori e dei capi; bisogna educare e formare i lavoratori e capi a lavorare in maniera flessibile. Vanno analizzati: il livello di autonomia e indipendenza delle persone nello svolgere il proprio lavoro; il modello di leadership dei capi ovvero la predisposizione del capo alla delega e alla capacità di dare autonomia nelle modalità di esecuzione delle attività finalizzate al raggiungimento degli obiettivi. Va detto che l’utilizzo del lavoro agile rende visibile la diversa maturità e caratura nella leadership dei capi.
  • Stesura regolamentazione interna (contratti, accordi, regolamenti): stesura della policy per l’applicazione del lavoro agile, comunicazione e pubblicazione della policy. Le policy definiscono l’insieme delle regole che l’azienda vuole darsi e che il lavoratore è chiamato a condividere, con le quali vengono specificati tutti gli aspetti fondamentali connessi all’applicazione del lavoro agile (flessibilità degli spazi e flessibilità degli orari di lavoro): caratteristiche della modalità di lavoro; definizione giorni settimana, ore lavorabili fuori ufficio; Lavoratori e lavoratrici coinvolti, modalità di selezione (numero e requisiti dei lavoratori che opereranno in modalità agile), procedura (chi richiede, chi accetta, chi controlla). E’ indispensabile che ciascun lavoratore sottoscriva un accordo individuale, l’accordo stipulato per iscritto (pena la nullità) disciplina le modalità di esecuzione della prestazione svolta all'esterno dei locali aziendali.
  • Predisposizione tecnologia: selezione delle piattaforme tecnologiche e delle applicazioni più idonee allo svolgimento del lavoro in modalità agile (dotazioni, pc portatili, accesso al server da remoto, tablet, sicurezza, ecc. ).
  • Cura degli spazi fisici: analisi dell’utilizzo attuale degli spazi aziendali ed individuazione di una  rosa dei “possibili luoghi” in cui la prestazione lavorativa può essere resa.
  • Lancio e monitoraggio di una  sperimentazione: individuazione di un target di lavoratori all’interno dell’azienda che lavorerà in modalità agile.
  • Lavoro agile per tutti: estensione della modalità di lavoro agile a tutti i lavoratori. L’obiettivo è quello di traghettare il passaggio dell’azienda intera verso una modalità agile di lavorare.

Il lavoro agile  va accompagnato da un’attività di formazione rivolta a capi e lavoratori. Gli obiettivi della formazione sono specifici per azienda, in generale con l’azione formativa ci si propone di:

  • offrire informazioni corrette circa il lavoro agile
  • allineare la leadership a quanto richiesto dalla gestione agile delle risorse
  • assegnare gli obiettivi
  • lavorare per obiettivi
  • scardinare pregiudizi
  • condividere modalità operative di gestione e monitoraggio delle performance.

Domande frequenti

Lavoro agile e telelavoro sono la stessa cosa?

Il lavoro agile è un’ evoluzione sostanziale del telelavoro. Il telelavoro era concepito come una semplice trasposizione delle modalità lavorative aziendali presso l’abitazione del lavoratore, il lavoro agile restituisce alle persone una maggiore flessibilità e autonomia nella scelta degli spazi, degli orari di lavoro e degli strumenti a fronte di una maggiore responsabilizzazione sul raggiungimento degli obiettivi. Il telelavoro è svolto presso una  postazione fissa, il lavoro agile no. Un’altra differenza è l’assenza di un quadro normativo specifico per il telelavoro (se si esclude il settore pubblico, il telelavoro si applica sulla base di accordi collettivi), mentre per il lavoro agile si fa riferimento alla Legge 81/2017 “Misure per la tutela del lavoro autonomo non imprenditoriale e misure volte a favorire l'articolazione flessibile nei tempi e nei luoghi del lavoro subordinato”.

Se le persone non lavorano in ufficio come le valuto?

Il lavoro agile richiede la capacità da parte dei capi di assegnare obiettivi chiari e misurabili alle persone. Un’assegnazione chiara degli obiettivi mette nelle condizioni il capo di valutare la performance del lavoratore.

Le persone se ne approfittano?

Il fatto che si tratti di un accordo volontario e reversibile sia lato lavoratore che lato datore di lavoro è di per sé una garanzia che mette al riparo da comportamenti opportunistici da entrambe le parti.

Come faccio a sapere cosa fanno se non sono in ufficio?  

Se correttamente utilizzati, gli strumenti di comunicazione e collaborazione, possono facilitare il coordinamento in un modo anche più efficace della sola copresenza fisica. Ovviamente poi, in funzione delle esigenze di collaborazione, occorre dare opportune regole che comprendano momenti di copresenza fisica e orari e strumenti di reperibilità.